吴帝聪博客
在一开始，先问大家一个问题：你觉得开会需要多少成本？
答案很可怕，有美国权威数据显示，每年企业会因为不当的会议管理，导致高达60亿美元的损失。
因为背后损失的不仅是会议设备，还有员工大量的、宝贵的工作时间，这可是一笔昂贵的隐性成本。
▲会议成本分析
更要命的是，很多会议还会让员工负能量爆棚，他们往往会在内心上演一场激烈的吐槽大会。
其实啊，员工讨厌的并不是开会，而是那些冗长的、没有多大意义的会议，如果能提高效率，想必大家都能愉快地玩耍。
在这，给大家提供6点建议：
1、会议至少提前3天通知
关于开会，员工最不喜欢听的一句话是：准备一下，10分钟之后开会！
此时员工的内心是崩溃的，因为他们的工作和思路不得不被打断，而且因为没有准备，会像赴刑场一样惴惴不安。
所以，领导请克制临时开会的冲动，安排好自己的时间表，提前通知会议时间、主题和议程，乃至提前发放一些会议资料。
这样一来，参会人员就会有充足的准备，可以有效节省在会上阅读和思考的时间。
2、把临时会议控制在22分钟以内，讲完就解散
有时候领导也很无奈，对于突发性的紧急事件不得不召开会议。
对于这种会议，要的只召集主要人员，并且建议大家可以站着开会，毕竟事情比较紧急，快速做出决定、然后去行动，这远比打嘴炮重要。
关于控制时间有个小技巧，可以轮流选定一个主持人计时，超出时间主持人就要受罚。
当然，主持人的角色很重要，要想把控好时间，就要保证不跑题，严格遵守每个阶段的议程，当上一个议题结束时，就马上进入下一个议题。
3、尽量不要开批判别人的会
很多时候，奖励要公开和及时，而批判要私下和慎重。一个好的会议应该起到动员激励的作用，而不是去打压别人的积极性。
所以，我们可以开批判会，但更应该是自我批判和反省，尽量只谈自己的问题，而克制去说别人的问题。
当然，如果实在要批判他人，那要确保两个原则：
一是务必保证自己已经正确理解了别人的意思；
二是要针对问题，提出具体的解决方法，或者建设性的意见和建议。
给大家提供一个小技巧，有的公司在开会时，会禁止员工说“我觉得……”，而是要求同事提出数据和论据，来佐证自己的观点。或许，这可以有效避免情绪宣泄式的批评。
▲数据能更清晰明了
4、让会议人员有参与感
很多公司的会议都是一言堂，老大在上面blabla讲个不停，其他人在会上昏昏欲睡。
谷歌公司开会的方法之一就是：每个参会人都必须给出自己的想法，如果没有想法的话，就说明他压根就不应该参加这次会。
关于参与感，最常见的做法是：轮流发言。但仅仅有轮流发言是不够的，顺序很重要。
比如可以让沉默寡言者、对话题不熟悉、不权威的人先发言。这样一来，就可以避免有人浑水摸鱼，他们经常会说：我要讲的，都被上一个讲完了，没什么要补充的。
当然，每个人发言时也都应该限定发言的时间。
5、会上一定要做出决策，这个决策者是领导
美国总统杜鲁门有一句信条，叫做“让问题到我为止”，意思是由我来解决和结束问题，领导者就要担任这个角色，敢于做决定。
关于做决策，可以参考新美大公司（新美大是大众点评网与美团网战略合作后的名称），它们实行的是“二审终审制”。
也就是说，关于某个问题，最多只能经过两次民主讨论，最终上级做出决定后，下级要无条件地去执行。
6、开会后要进行目标追踪
我们在开会时，往往会确定一些目标，并且会把任务分配到具体的个人。
但之后呢？任务被执行得怎么样，目标到底能不能被完成？这些很多领导心中无数。
给大家提供我们团队的一种方法，我们会在内部选定一个员工，同时担任会议记录员和任务追踪员的角色。
在每次会议后，会分发会议记录到参与人邮箱，明确会议的结论、任务、执行人和期限，并且会每周进行追踪和确认。
等到每周一的时候，这位员工还要在微信群里头，把每个人的任务情况以及目标进度公布出来，当然，都是以数据表格的形式。
说真的，开会是个很复杂的问题，其中不仅包含各种管理理念和技巧，还会体现领导的情商和智商。
最后给大家推荐一本书籍，叫做《罗伯特议事规则》。据说当年孙中山很膜拜这本书，还曾经据此制定了国民党的开会原则。
好了，这就是今天跟大家分享的内容。你的公司有没有什么高效开会的技巧，不妨在留言处跟大家分享一下。
作者：许茹冰
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